在管理項目的時候,你沒有遇到這樣的情況,團隊正在開發一個核心的功能,這時客戶跑過來說:“你們能不能把XX功能幫我也加入進來,這個很簡單,不費你們什么事兒。”聽到這里,你心理怎么想?
是幫著客戶馬上加入他所提出的新功能呢?畢竟甲方爸爸給錢啊,不敢得罪。
還是拒絕他,項目時間有限,成本有限。項目團隊很疲勞,團隊已經天天996了。做,得罪團隊成員,成本超支了,老板不滿意,這個時候你應該怎么辦?
項目變更其實是常態,在做預測型項目的時候常見問題,一個不會管理變更的項目經理,是不合格的PM。項目有的時候失敗的原因和亂變更有關系。對于新手PM來說,客戶老改變想法,你根本控制不了。那么作為項目經理,你能夠做些什么呢?
這里給你幾個建議?
1.要變更走流程,一定要書面記錄客戶的變更。變更不變更是一回事,記錄不記錄又是另一回事。按照流程辦事客戶不滿意的時候按照流程走,沒有流程靠關系,將來有可能導致項目無法驗收。假設你和客戶A關系很好,負責人提出了一個口頭變更,你就幫著變更了,然后這個A升職了;B來接手后續工作,由于沒有書面記錄,結果B對變更的內容心存疑慮,要求項目經理推倒原來的變更,開始新的變更。沒有記錄的結果就是到最后,大家都不清楚誰在變更,變更什么。但這個鍋還是要你背。
2.盡可能的在項目需求階段搞清楚項目的核心需求,最好用原型法,不要先弄個word個客戶看,一個需求幾百頁,溝通起來實在困難。建議用原型來做,特別是在開發類項目的時候,這個方法很有效??焖俅_認需求,然后再寫word文件,做最后的需求確認。
3.在項目實施的階段,一定要按照變更流程來進行,變更流程在我們的PMP培訓課程中都會講到。即便和客戶關系很好,也要書面記錄和確認??梢杂媚0褰⒁粋€變更控制跟蹤EXCEL表格,確定變更內容,變更的時間,具體的變更對項目造成了哪些影響,是對進度,還是對成本,還是對范圍都要有記錄。
你作為項目經理是沒有勇氣來拒絕客戶的變更的,但是你可以通過流程來要求客戶走流程,按照流程辦事,客戶也就不會太為難你。況且有些關鍵需求的變更還需要雙方的領導來審批通過的。你要學會保護自己。項目經理要“做好人”,把自己做“黑”的項目經理,都是“很傻,很天真”。
回到本文開頭遇到的問題,首先建議你先記錄這個該問題,如果是影響很大的需求,讓客戶提出變更請求,書面簽字還是蓋章都可以,然后走變更控制流程,告知影響,以及可能導致項目進度延后,成本超支的后果。如果客戶的確要變更,按照變更流程幫助客戶變更。如果客戶只是隨便說說,就記錄一下這個非核心的需求。以后再處理。時間一久客戶都不知道自己提的是那個變更了。
總結一下客戶提出的變更,你要走變更流程,書面記錄,定期跟蹤,對沒有決策權的變更,要把領導請出來幫忙評估和決策。這樣對于項目中的變更你就有應對方案了。項目變更管的好,項目經理沒煩惱。